Zegening of ramp?
E-mailen heeft een onvoorstelbare vlucht genomen de afgelopen tijd en we staan nog maar aan het begin. De grootste ergernis geeft vaak de eeuwig volle inbox die direct respons vereist. Het houdt nooit op. Herken je dit?
Het is een krachtige metafoor voor ons vaak overvolle leven, we willen en moeten veel van onszelf en van anderen.
De uitdaging is om weer vanuit rust te leren leven en werken, en weer zelf aan het stuur te gaan zitten. Het maakt je effectiever, productiever en creatiever. Je kan weer volop genieten van het ongelooflijke gemak en de snelheid die digitale communicatie ons brengt. Een ding is zeker: we moeten een bewust beleid ontwikkelen om hier goed mee om te gaan, zodat we optimaal gebruik maken van de voordelen en niet onderuitgaan door de nadelen. In deze blog geef ik drie tips die je direct helpen.
Help! Waar moet ik beginnen?
Over veel dingen heb je geen controle, maar over hoe je met je e-mails omgaat, kan je wel degelijk controle hebben. Je laten overweldigen door de hoeveelheid mails die dagelijks op je afkomt, leidt tot een vecht/vluchtreactie in je brein, waardoor je automatisch probeert te multitasken. Dat is echt de minst effectieve manier om om te gaan met een overvloed aan prikkels, eisen en verwachtingen. Het kost je juist meer energie, de kwaliteit van je werk gaat achteruit en je wordt er onrustig en opgejaagd van. Multitasken is een mythe. Ons brein kan het niet, we moeten 1 ding tegelijk doen, dan pas het volgende, en het volgende en het volgende.
Focus ontwikkelen
Om beter om te kunnen gaan met de vele prikkels, hebben we een geest nodig die gefocust is. We moeten leren onze aandacht gericht te houden op wat wij willen, in plaats van dat onze geest alle kanten opgetrokken wordt en constant afgeleid wordt door allerlei ‘aandachtstrekkers’ die steeds voorbij komen. Met andere woorden, om vandaag de dag effectief te kunnen zijn hebben we mindfulness nodig. In Voorsprong door Focus lees je hoe je dat ontwikkelt en toepast in je leven en werk.
Controle over je inbox: voorkom e-mail verslaving
Hoe vaak check je of je nieuwe e-mails/berichten hebt? Paar keer per dag? Ieder uur? Bij elk piepje of zoempje? Meer dan de helft van de mensen met een digitaal apparaat is eraan verslaafd. Zelfs met vakantie moet het ding regelmatig geraadpleegd worden en langer dan 3 dagen zonder leidt tot afkickverschijnselen zoals fysieke en mentale onrust. Herken je dit?
3 gouden tips
E-mails nemen gemiddeld een groot deel van onze werktijd in beslag. We moeten er goed mee leren omgaan. Hier volgen 3 gouden tips hoe je met mindfulness optimaal gebruik maakt van het gemak van digitale communicatie.
1. Word je bewust van je 'verslaafd' gedrag
Niet alleen e-mails, maar ook een compliment krijgen van je collega of baas of een leuk artikel lezen, maken dat er dopamine vrijkomt in je brein. Dit hormoon geeft ons een ‘kick’, een kortstondig prettig gevoel. Die opkikker krijg je ook van een pop-up bij een nieuwe mail, of piepje/zoempje bij een ander bericht. Het maakt dat je steeds vaker wil checken of er alweer iets nieuws is binnen gekomen.
Iedere keer dat je daaraan toegeeft, is de neiging om het weer te doen de volgende keer sterker!
Mindfulness-training maakt je bewuster van je gedachtes, gevoelens en verlangens. Als je de drang voelt om je e-mail te checken (of een compliment wilt, of koffie oid) observeer het, zonder er direct aan toe te geven. Neem een korte adempauze met mindfulness: nu merk je dat je keuzevrijheid hebt en niet automatisch je aandrang hoeft te volgen. Kies bewust. Spreek met jezelf vaste tijden af waarop je je e-mails beantwoordt en herinner je zelf daaraan in je mindful-adempauze die je regelmatig neemt.
2. Zet alle meldingen uit
Je laat iemand die aan alcohol verslaafd is toch ook niet 100x per dag een kroeg ingaan? Maak het jezelf niet te moeilijk. Zet alle pop-ups en meldingen uit. Spreek met je zelf af hoe vaak je e-mails wilt beantwoorden. Misschien 2 of 3 x per dag een half uur, of meer of minder.
Als je werk het toelaat, begin dan niet als eerste activiteit op de dag met het lezen van je e-mails, want dan is voor de meeste mensen het brein het meest productief en creatief. Dat is top quality time voor je beste werk.
3. Verbeter de CC-cultuur, begin bij jezelf
Wat gij niet wilt dat u geschiedt … erger jij je er weleens aan hoe vaak je onnodig in een CC staat? Wees zorgvuldig met wat je uitstuurt en aan wie. Normaal gesproken zet je mensen in de CC omdat het nuttig is dat zij ergens over geïnformeerd zijn. Als je wilt dat iemand actie onderneemt, geef het duidelijk aan.
Een korte checklist bij iedere mail die je uitstuurt:
- Moet deze mail echt worden verstuurd? Draag niet bij aan zinloos gekeuvel
- Moeten al deze personen in de CC? Staat er duidelijk vermeld wanneer je actie van iemand verwacht?
- Staat alles er helder in, direct voor iedereen begrijpelijk? Anders moet er weer worden terug gemaild met vragen over jouw onduidelijke / niet complete content
- Vermijd negativiteit en emotioneel geladen e-mails (beter om dat telefonisch of persoonlijk te doen)
- Bespreek met je collega's hoe je gezamenlijk de e-mail cultuur in jullie organisatie kan optimaliseren.
