Sommige mensen lijken zeeën van tijd te hebben en toch heel productief te zijn, anderen zijn non-stop druk druk druk en krijgen veel minder voor elkaar. Het is fascinerend om te ontdekken hoe we productiever kunnen omgaan met onze kostbare tijd. Je hoeft jezelf niet uit te putten of steeds harder te gaan werken, maar wel slimmer. Met deze 3 tips kun je dat voor elkaar krijgen.
1. Plannen en prioriteiten – de 2 P’s
Als we niet regelmatig een stap terugnemen om naar het grotere plaatje te kijken van ons leven en werk, om een planning te maken voor bijvoorbeeld de komende 5 jaar, het komende jaar, deze maand, deze week en deze dag – wat zijn je doelen en wat wil je bereiken - en om prioriteiten te stellen, dan worden we geleefd door de waan van de dag en door de agenda die anderen voor ons opstellen. Als we de 2 P’s niet toepassen, volgen we onze actie-verslaafdheid en zijn we misschien wel de hele dag actief, maar niet zo creatief of productief als we kunnen zijn. Aan het eind van de dag zijn we moe en vragen we ons af wat we eigenlijk bereikt hebben. Het voelt onbevredigend. We moeten leren urgent te onderscheiden van echt belangrijk, anders blijven we brandjes blussen.
‘Alleen sukkels hebben het druk’, zegt bedrijfspsycholoog Tony Crabbe. Wie het altijd druk heeft, heeft het niet begrepen. In zijn boek Busy: how to thrive in a world of too much schetst hij hoe het leven er vandaag de dag voor veel werkende mensen uitziet.
E-mail checken tijdens het ontbijt, ploeterend de dag door, altijd achter de feiten aan rennen, onophoudelijk onderbroken worden, al telefonerend thuiskomen, kinderen geïrriteerd het bed in werken, mail checken, te weinig rust om recreatief te lezen, te weinig tijd om een vriend te zien, te weinig zin om te sporten, half uurtje op Facebook, een glas wijn, nog een glas wijn, een rusteloze nacht en de volgende dag begint het opnieuw: de eerste blik gaat naar de telefoon op het nachtkastje. Met als resultaat het knagende gevoel tekort te schieten ten opzichte van partner, kinderen, vrienden, familie, de echte carrièredoelen, de eigen gezondheid, de eigen idealen.
Herkenbaar? Drukte is slecht voor je gezondheid, relaties en geluk, maar ook voor je carrière. Op die manier hard werken levert je niet op wat je wilt.
Neem je vanaf nu voor om met mindfulness regelmatig ruimte in te plannen om een planning te maken en om prioriteiten te stellen. Zo maak je je vrij van de tirannie van gedachtes. Ontwikkel focus en train jezelf om het belangrijkste te doen en de rest te negeren. Maar als je daar geen tijd voor hebt, wat dan? Dan maak je er tijd voor. Kortom, dit is top-prioriteit, laat er niets tussen komen.
2. Eet NU je kikker op
We hebben de neiging om de overload aan prikkels, informatie en verzoeken en opdrachten te verzamelen en langzaam stap voor stap te verwerken. Het is zoveel dat kan je toch niet meteen in 1 x doen? Eerst uitsorteren en dan morgen of volgende week verwerken, al naar gelang de urgentie. We stellen uit. Maar de effectieve werkelijkheid is: direct afhandelen die hap, anders blijft het energie vragen.
Zorg dat je nooit 2x naar dezelfde mail of klus terug hoeft. Dit is echt de beste tip ooit! Als je eenmaal met je e-mails aan de slag bent, of met het verslag dat je moet schrijven, of dat telefoontje dat je moet plegen, doe het dan nu. Bewaar niets om later nog eens op terug te komen om af te handelen. Het lijkt een goed idee, maar in de praktijk verspil je hiermee veel tijd en energie.
We komen allemaal onze kikkers tegen, dat zijn de dingen die op je prioriteitenlijst staan, die echt moeten maar waar je absoluut geen zin in hebt en waar je tegen op ziet. Train jezelf om ze meteen aan te pakken en af te handelen, zodat je tijd vrij hebt om de dingen te gaan doen die je inspireren!
Neem je vanaf nu voor om, zodra iets je aandacht heeft, er direct actie op te nemen, het te delegeren of te verwijderen.
3. Ontdek je ‘bedrijfsdementie’, een frisse blik op routine
Routine/de automatische piloot kan slopend zijn voor creativiteit en effectiviteit. Met mindfulness train je regelmatig in ‘beginnersmind’: met een frisse blik kunnen kijken naar dingen. Maar we hoeven niet meteen het kind met het badwater weg te gooien, want routine kan ook kracht geven.
Maak een overzicht en sta eens stil bij wat goed werkt bij je dagelijkse routines die je hebt opgebouwd. Als je terugkijkt naar uitdagende werksituaties, lukt het je dan ook om je kernkwaliteiten in te zetten en benutten? Dat is heel positief.
Maar vertrouwen op je automatische piloot kan je ook van de wal in de sloot brengen. Door de macht der gewoonten kan je bijvoorbeeld op weg gaan naar je slaapkamer om je te verkleden om naar een feestje te gaan, maar even later ontdek je dat je je pyjama hebt aangetrokken en al bijna in bed wil stappen! Dit overkwam William James, de grondlegger van de moderne psychologie, dit soort maffe dingen doen we zelf ook.
‘Bedrijfsdementie’ - een term uit het boek Ontwikkelingsgerontologie van Jan Willem de Graaf en Maryke Tieleman – geeft een gemoedstoestand aan waarbij werknemers verzanden in vastgeroeste routines en patronen. Ze hebben het gevoel niet anders meer te kunnen dan alsmaar op deze manier te werken. Zelfs een kleine verandering op de werkvloer kan dan al voor grote stress zorgen.
Hoe sterk mensen vasthouden aan gewoontes en routines, of hoe flexibel ze zijn hangt onder meer af van karakter, leeftijd en training.
Mensen kunnen op een gegeven moment steeds meer behoefte krijgen zich te ‘settelen’,
te hechten aan een bepaalde locatie, vriendengroep, soort werk, etc. Hiermee creëren ze een ‘comfortzone’ waar ze niet graag verandering in willen aanbrengen. Maar het leven gooit nu eenmaal vaak roet in het eten, de dingen lopen vaak heel anders dan we gepland en gewild hadden.
Op de werkvloer wordt tegenwoordig van werknemers een grote mate van flexibiliteit verwacht. ‘Zo heb ik het altijd al gedaan’ is niet meer goed genoeg. Nieuwe uitdagingen vragen om creativiteit en nieuwe oplossingen.
Gelukkig kunnen we hier wat aan doen. Bedrijfsdementie is omkeerbaar, ons brein kan altijd veranderen. Hoe? Door juist te doen waar deze mensen moeite mee hebben: nieuwe uitdagingen aangaan, nieuwe ervaringen opdoen, nieuwe routines opbouwen en uit de comfortzone stappen. Ga nooit met pensioen maar blijf altijd actief, ga op wereldreis, leer gitaarspelen, opera zingen, verander van baan of verhuis.
En vooral: beoefen dagelijks mindfulness! Daarmee ontwikkel je ‘beginnersmind’ en doorbreek je oude vastgeroeste patronen.
